Praca na oświadczeniu: 7 dni na powiadomienie urzędu pracy

Wpis oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi do ewidencji w urzędzie pracy to nie koniec formalności. Pracodawca musi jeszcze przed startem przekazać urzędowi umowę, a po starcie — w ciągu 7 dni — powiadomić, że cudzoziemiec zaczął pracę. Jeśli praca się nie zacznie albo skończy wcześniej, też trzeba to zgłosić. Za brak powiadomienia grozi grzywna do 5000 zł.

Kogo to dotyczy

Oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi (work declaration) to uproszczona ścieżka dla obywateli Armenii, Białorusi, Mołdawii i Ukrainy. Pracodawca składa je elektronicznie w portalu praca.gov.pl, a starosta — w praktyce powiatowy urząd pracy — wpisuje je do ewidencji oświadczeń. Opłata wynosi 400 zł, a oświadczenie obejmuje pracę do 24 miesięcy.

Obowiązki opisane niżej ma polski podmiot powierzający pracę, czyli firma lub agencja, która zatrudnia cudzoziemca. Cudzoziemiec sam niczego nie zgłasza, ale warto, żeby wiedział, czego może oczekiwać.

Przed pierwszym dniem pracy

Zanim cudzoziemiec zacznie pracę, pracodawca musi:

1. Zawrzeć umowę na piśmie. Praca bez pisemnej umowy zawartej przed dopuszczeniem do pracy to nielegalne powierzenie pracy.
2. Pokazać umowę w zrozumiałym języku. Jeśli umowa jest po polsku, a cudzoziemiec nie zna polskiego, przed podpisaniem dostaje na piśmie jej treść w wersji dla niego zrozumiałej. Pracodawca przechowuje tę wersję.
3. Przekazać umowę urzędowi. Umowę po polsku (albo jej kopię) wysyła się do urzędu, który wpisał oświadczenie — przez system teleinformatyczny, przed powierzeniem pracy.
4. Dać cudzoziemcowi oświadczenie wpisane do ewidencji.
5. Poinformować na piśmie o prawie do związków zawodowych, w języku zrozumiałym dla cudzoziemca.

W umowie muszą się znaleźć warunki z oświadczenia, a wynagrodzenie nie może być niższe niż płaca minimalna albo minimalna stawka godzinowa.

Trzy powiadomienia po wpisie

Wszystkie składa się elektronicznie przez praca.gov.pl, do starosty, który wpisał oświadczenie.

Sytuacja	Termin
Cudzoziemiec podjął pracę	7 dni od dnia rozpoczęcia pracy
Cudzoziemiec nie podjął pracy	14 dni od dnia rozpoczęcia pracy wpisanego w ewidencji
Cudzoziemiec nie podejmie pracy albo zakończył ją wcześniej, niż przewiduje oświadczenie	ustawa każe powiadomić, nie podaje terminu

Uwaga na skutek trzeciego powiadomienia: wpis oświadczenia do ewidencji zostaje unieważniony z mocy prawa. Dlatego zgłaszaj to dopiero wtedy, gdy zakończenie pracy jest pewne.

Jeśli system nie działa i przez to nie da się zdążyć, powiadomienie składa się najpóźniej pierwszego dnia roboczego po usunięciu awarii.

Kary za zaniedbanie

Za naruszenia ustawa przewiduje grzywny za wykroczenia. Legalność zatrudnienia cudzoziemców kontrolują m.in. PIP i Straż Graniczna. Wysokość grzywien:

• 500–5000 zł — brak powiadomienia o podjęciu lub niepodjęciu pracy albo podanie nieprawdziwej informacji o podjęciu, niepodjęciu lub zakończeniu pracy,
• 1000–3000 zł — nieprzekazanie urzędowi umowy przed powierzeniem pracy,
• 3000–50 000 zł — nielegalne powierzenie pracy, np. bez pisemnej umowy; co najmniej 3000 zł za każdego cudzoziemca.

Zezwolenie na pracę — inne terminy

Przy zezwoleniu na pracę (work permit) zasady są inne. Pracodawca powiadamia organ, który wydał zezwolenie, w ciągu 7 dni, gdy cudzoziemiec: nie podjął pracy w ciągu 2 miesięcy od początku ważności zezwolenia, przerwał pracę na ponad 2 miesiące albo zakończył ją wcześniej niż 2 miesiące przed końcem zezwolenia. Za brak takiego powiadomienia grozi grzywna nie niższa niż 500 zł.

Co to znaczy dla Ciebie

Jeśli jesteś cudzoziemcem:

• Przed pierwszym dniem pracy powinieneś mieć podpisaną umowę, jej treść w zrozumiałym dla Ciebie języku i oświadczenie wpisane do ewidencji. Masz prawo o nie poprosić.
• Jeśli rezygnujesz z pracy albo kończysz ją wcześniej, pracodawca zgłosi to do urzędu, a wpis Twojego oświadczenia zostanie unieważniony. Praca u innego pracodawcy wymaga odrębnej podstawy, np. nowego oświadczenia albo zezwolenia na pracę.
• Pamiętaj: oświadczenie dotyczy tylko pracy. Twój pobyt w Polsce musi być legalny niezależnie od niego.

Jeśli jesteś pracodawcą:

• Ustaw przypomnienie: 7 dni od faktycznego startu i 14 dni od daty startu z ewidencji.
• Umowę wyślij przez system przed pierwszym dniem pracy, nie po nim.
• Każde wcześniejsze zakończenie pracy zgłaszaj od razu — to też chroni Cię przy kontroli.
• Jeśli nie chcesz pilnować tych terminów sam, praca tymczasowa przez agencję przenosi te obowiązki na nas.

Podstawa: ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. 2025 poz. 621 ze zm., w tym Dz.U. 2026 poz. 473 i 734) — art. 2 pkt 2 lit. f, art. 5, art. 19, art. 20, art. 68, art. 70, art. 84 ust. 1, 6, 7, 10 i 13; rozporządzenia MRPiPS: Dz.U. 2025 poz. 1617 (państwa) i Dz.U. 2025 poz. 1622 (opłata). Stan prawny na 25 września 2026 r.