Zaległy urlop: 30 września 2026 r. to dwa terminy naraz

30 września 2026 r. to jedna data, a dwa różne terminy. Do tego dnia pracodawca ma obowiązek udzielić Ci zaległego urlopu za 2025 r. Tego samego dnia przedawnia się roszczenie o urlop za 2022 r. — jeśli masz jeszcze niewykorzystane dni z tamtego roku, od 1 października pracodawca może odmówić ich udzielenia. Warto sprawdzić swoją kartę urlopową w tym tygodniu, a nie w październiku.

Termin pierwszy: zaległy urlop za 2025 r.

Zasada jest prosta: urlopu udziela się w roku kalendarzowym, w którym nabyłeś do niego prawo (art. 161 Kodeksu pracy). Jeśli nie udało się wykorzystać wszystkich dni, stają się one urlopem zaległym, a ten trzeba udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku (art. 168 Kodeksu pracy). Dni z 2025 r. mają więc termin 30 września 2026 r.

Dwie rzeczy, o których się najczęściej zapomina:

• Wystarczy, że urlop się rozpocznie do 30 września. Jeśli masz kilkanaście zaległych dni i pierwszy z nich wypada 30 września, resztę możesz przenieść na październik — termin będzie dochowany.
• Urlop na żądanie nie wchodzi do tej puli. Niewykorzystane 4 dni na żądanie z 2025 r. przechodzą na 2026 r. jako zwykły urlop zaległy, ale nie obowiązuje ich odrębny reżim 30 września jako urlopu „na żądanie”.

Nieudzielenie pracownikowi przysługującego urlopu jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika — grozi za nie grzywna od 2000 zł do 60 000 zł (art. 282 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy, w brzmieniu obowiązującym od 8 lipca 2026 r.).

Termin drugi: przedawnienie urlopu za 2022 r.

Roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się po 3 latach od dnia, w którym stały się wymagalne (art. 291 § 1 Kodeksu pracy). Dla urlopu zaległego bieg tego terminu liczy się od 30 września roku następnego po roku, za który urlop przysługiwał.

Policz to na urlopie za 2022 r.: powinien był zostać udzielony do 30 września 2023 r., więc od tej daty biegły 3 lata — kończą się 30 września 2026 r. Od 1 października 2026 r. roszczenie o ten urlop jest przedawnione. Prawo samo nie znika, ale pracodawca może podnieść zarzut przedawnienia i skutecznie odmówić udzielenia tych dni oraz wypłaty ekwiwalentu za nie.

Wyjątek: na czas urlopu wychowawczego bieg przedawnienia roszczenia o urlop wypoczynkowy ulega zawieszeniu. Jeśli w tym okresie byłeś na urlopie wychowawczym, Twoje terminy wyglądają inaczej — poproś kadry o wyliczenie.

Pieniądze nie zastąpią wolnego

Dopóki jesteś zatrudniony, pracodawca nie może wypłacić Ci ekwiwalentu zamiast urlopu. Prawo do wypoczynku ma być realizowane w naturze, czyli w dniach wolnych — PIP przypomina o tym regularnie. Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop przysługuje dopiero, gdy stosunek pracy się rozwiązuje lub wygasa (art. 171 Kodeksu pracy). Roszczenie o taki ekwiwalent też się przedawnia po 3 latach, ale liczonych od dnia rozwiązania umowy.

Druga praktyczna konsekwencja: zgodnie ze stanowiskiem PIP, opartym na orzecznictwie Sądu Najwyższego, pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop nawet bez jego zgody. Jeśli więc dostaniesz we wrześniu informację „bierzesz zaległe dni od poniedziałku” — co do zaległego urlopu jest to dopuszczalne.

Co to znaczy dla Ciebie

Jeśli jesteś pracownikiem:

• Poproś kadry o stan urlopu z podziałem na lata. Chodzi o pytanie: ile dni mam jeszcze z 2022 r., ile z 2023–2024, ile z 2025, ile z 2026.
• Dni z 2022 r. wykorzystaj lub złóż o nie wniosek przed 1 października 2026 r. Wniosek na piśmie albo mailem daje Ci dowód, że o urlop wystąpiłeś w terminie.
• Zaległe dni z 2025 r. zaplanuj tak, by urlop rozpoczął się najpóźniej 30 września.
• Jeśli pracodawca nie udziela urlopu, możesz złożyć skargę do Państwowej Inspekcji Pracy. Skarga jest bezpłatna, a na Twój wniosek inspektor nie ujawnia, że kontrola wynika z Twojego zgłoszenia.
• Pracujesz przez agencję jako pracownik tymczasowy? Urlopu udziela Ci agencja jako Twój pracodawca — do niej kieruj wniosek, nawet jeśli codziennie pracujesz u pracodawcy użytkownika.

Jeśli jesteś pracodawcą:

• Przejrzyj karty urlopowe przed 30 września: najpierw dni z lat 2022–2024 (ryzyko przedawnienia i sporu), potem zaległość za 2025 r. (ryzyko wykroczenia).
• Udzielenie urlopu zaległego ma pierwszeństwo przed urlopem bieżącym — tak porządkuje się kolejność przy wnioskach.
• Zapisuj ustalenia. Przy kontroli PIP liczy się dokumentacja: wnioski urlopowe, karty urlopowe, ewidencja czasu pracy.

Zaległy urlop rzadko wynika ze złej woli — częściej z tego, że nikt nie patrzył na daty. Jeden przegląd karty urlopowej w ostatnim tygodniu września potrafi uratować kilkanaście dni wolnego. Jeśli nie wiesz, jak policzyć swoje terminy albo pracodawca odmawia urlopu — napisz do nas.

Podstawa: ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. — Kodeks pracy (t.j. Dz.U. 2025 poz. 277 ze zm.), art. 161, art. 167(2), art. 168, art. 171, art. 282 § 1 pkt 2, art. 291 § 1; materiały informacyjne Państwowej Inspekcji Pracy o urlopie wypoczynkowym (komunikat „Prawo do wypoczynku ma być realizowane w naturze”, 2 września 2025 r.; „Inspektor Pracy”, wrzesień 2026 r.). Stan prawny na 23 września 2026 r.